Estudos de Caso

FUNDACRED

Transformação Digital da Gestão de Crédito

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Sobre

A Fundacred une os interesses de quem constrói o futuro do Brasil: os estudantes e as instituições de ensino. Com mais de 40 anos de experiência, a Fundação, em parceria com Instituições de Ensino Superior (IES) de todo Brasil, já possibilitou o ingresso de mais de setenta mil alunos no Ensino Superior. Por ser uma Entidade sem fins lucrativos, pratica as menores taxas do mercado.

O crédito facilita o acesso ao ensino para os estudantes e oferece uma plataforma completa de gestão às universidades. Com o CredIES, que conecta a instituição ao estudante por meio de uma solução simples e eficiente de crédito, e ainda permite toda a gestão de autofinanciamento à IES. A Fundação possui uma solução de serviço de recuperação de créditos para as instituições, auxiliando os estudantes com débito, e também para os estudantes que buscam se especializar, incentivando a educação continuada na instituição. No final, os dois lados ganham: os estudantes pagam a metade do valor das mensalidades enquanto estudam e as instituições reduzem a evasão, recuperam ex-alunos e ainda atraem novos acadêmicos.

O Desafio

Adotar uma estratégia de transformação organizacional que oriente o negócio para o que os clientes realmente desejam, criando condições para que as transformações no ambiente externo da organização impulsionem mudanças internas com mais velocidade.

Além de substituir sistemas, melhorar e estender o que já está sendo feito e oferecido com a automação de processos, ir além com a transformação digital para inovar no valor entregue aos Estudantes, às IES e aos Colaboradores.

Integrar a experiência de todos atores de processos ponta a ponta na nova plataforma de crédito com técnicas inovadoras de modelagem à execução com tecnologia BPMS.

Os Resultados

Tarefas analógicas em papel substituídas por regras de negócio automatizadas que resolvem problemas complexos em tempo real e filas de trabalho de formulários eletrônicos em interfaces responsivas no computador, tablet e smartphone.

Simplificação e aprimoramento dos métodos para usar menos recursos e aumentar o desempenho. Estudantes, IES e Colaboradores da Fundação atuando no processo para melhorar a execução das atividades e disseminar conhecimento.

Decisões automatizadas e integradas para substituir atividades manuais, aumentar velocidade e consistência dos resultados para os beneficiários de crédito.

Metas e resultados alinhados e acompanhados em painéis de indicadores compartilhados para prestação de contas por desempenho de processos de ponta a ponta.

Integração de dados para o Business Intelligence capturados diretamente da execução das atividades. Internalização as práticas de BPM como uma capacidade da organização e criação das condições para dominar técnicas e tecnologias com governança e equipe própria.

A Solução

Mapeamento da cadeia de valor, arquitetura de processos e priorização de escopos de projetos de melhoria e transformação a partir dos sete processos ponta a ponta principais.

Modelagem e análise de processos e decisões como ativos de conhecimento distintos e integrados, para criar e manter regras de negócio mais inteligentes, eficazes e com menor tempo de implementação.

Processos de negócio e decisões redesenhados nas notações BPMN e DMN e executados diretamente de modelos visuais com menos código de programação.

Menor tempo de desenvolvimento e distribuição de novas versões, trazendo mais agilidade para evolução e manutenção das soluções.

Disponibilização de painéis de gerenciamento de indicadores (BAM) para monitorar e gerenciar as atividades do negócio em tempo real.

Próximos Desafios

Ampliar a transformação digital para os demais processos ponta a ponta e adicionar mais inovação à carta de serviços aos beneficiários.

Utilizar técnicas de modelagem e execução de casos dinâmicos com a notação CMMN em processos menos estruturados para potencializar o valor dos trabalhadores do conhecimento.

Impulsionar inovações com a integração a redes sociais, capacidades analíticas (process mining) e de aprendizagem automática (machine learning).

Desativar por completo o sistema ERP orientado a menus, telas e relatórios.

Saiba mais aqui.

 


FECOERGS na COPREL

Otimizar e automatizar o processo de solicitação de fornecimento de energia elétrica pela FECOERGS na COPREL

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A missão do Sistema FECOERGS

Representar política e institucionalmente as cooperativas, incentivando a distribuição, geração de energia elétrica e a implantação de sistemas de telecomunicações para a consolidação de suas afiliadas.

O Sistema FECOERGS é composto por 23 cooperativas de distribuição e geração de energia elétrica, atuando nas regiões de produção agropecuária do RS, na área rural de 358 municípios e 72 sedes municipais, beneficiando a mais de um milhão de gaúchos.

O trabalho desenvolvido pelas cooperativas, desde 1941, proporciona desenvolvimento e melhor qualidade de vida.

O Desafio

Para realizar o Programa de Padronização que consiste na unificação dos Métodos de Trabalho das cooperativas, o Sistema Fecoergs priorizou otimizar e automatizar o processo de solicitação de fornecimento de energia elétrica utilizando-se das ferramentas e técnicas com base na disciplina de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM).

Um único número de identificação para a solicitação com ou sem projeto para evitar a necessidade de abrir outro processo após a obra concluída e, consequentemente, atender a exigência da Aneel para ter um único número de protocolo de atendimento.

A Solução

Processo ponta a ponta redesenhado a partir da perspectiva do consumidor (outside in): diagrama de processo mais simples, otimizado e automatizado em BPMS; atendimento a regulação.

Regras de negócio estruturadas em tabelas de decisão: resolução 414/2010 compilada; decisões operacionais automatizadas em BRE; regras de negócio integradas aos campos dos formulários e aos desvios do fluxo do processo na notação BPMN.

Conformidade e transparência: diminuição de risco; garantia de cumprimento de políticas e regras; repositório centralizado de regras de negócio em BRMS.

Recuperação automática de informações: antecipar o máximo de informações para que o processo possa fluir sem retrabalhos; serviços de consultas integrados aos sistemas de gestão ERP, Receita Federal e Estadual sem intervenção manual.

Painel de gerenciamento próximo do tempo real: filtros do BAM por etapa do processo para acompanhamento do status do processo e históricos; gerenciamento de tarefas e filas de trabalho no Workflow; acompanhamento do cumprimento de prazos e custo de projetos orçados sem execução; antecipação da informação para o consumidor; melhor rastreabilidade das atividades do processo com governança.

Os Resultados

Redução do número de ligações para o DISCOPREL (Central de Tele Atendimento): informar consumidor em tempo real via SMS e/ou e-mail sobre o andamento da solicitação.

Redução do custo de atendimento: controles e identificação automática de débitos de sócios e prestadores de serviços.

Menor consumo de tempo: Redução do tempo de atravessamento do processo; menor tempo entre a solicitação e a ligação; diminuição de retrabalho; alocação de recursos em paralelo.

Agilidade: acompanhamento do cumprimento de prazos; relatórios sem a necessidade de preparo prévio e tabulação de dados em planilhas; consulta automática de débitos integrada ao processo.

Confirmação da emissão da primeira fatura: garantia que todas ligações de energia elétrica serão faturadas a partir do primeiro consumo.

Maximização do investimento: possibilidade de replicação nas demais cooperativas; mudanças de regras no processo automatizado de fácil manutenção pelo pessoal treinado.

Slides da apresentação no BPM Day em 2014

 

 


 

PAC Administração de Crédito

Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas da PAC Administração de Crédito

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A Empresa

Fundada em março de 1999 em Porto Alegre, a PAC é especializada em recuperação de crédito com abrangência em todo Brasil. Conta com aproximadamente 600 colaboradores e mais de 300 posições de atendimento. Dentre os seus principais clientes estão a Ativos Securitizadora de Créditos, Banrisul, Citibank, Itaú, e Santander.

O Desafio

Atender a demanda dos clientes e transformar o processo adequado ao ritmo e perfil dos candidatos. Reduzir o tempo e o custo dos processos de seleção e contratação.

Implantar políticas claras e garantir seu cumprimento para uma melhor fluidez das filas de trabalho, otimizar recursos e qualificar indicadores.

A Solução

Inversão de etapas do processo para antecipar a seleção das melhores competências.

Redução do tamanho de lote para um candidato em cada instância de processo.

Fluxo contínuo das filas de trabalho dos colaboradores e dos candidatos.

Uso de tecnologia BPMS para automatizar os processos e regras de negócio.

Os Resultados

Operação do negócio alinhada com a estratégia

Documentação igual à execução

Ciclo de tempo menor para disponibilizar o candidato para a operação de recuperação de crédito

Processo com critérios padronizados

Uso dos conceitos do LEAN para promover fluxo contínuo na atração e captação dos candidatos

Melhores indicadores em tempo real.

Slides da apresentação no BPM Day em 2014

 


 

Certel Energia

Revelar a cadeia de valor e a arquitetura de processos na Certel Energia

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A Empresa

A Certel foi fundada em 19 de fevereiro de 1956 para distribuir energia elétrica com qualidade aos associados e consumidores, contribuindo para o desenvolvimento sustentável. Sendo a maior e mais antiga cooperativa de eletrificação do País, está presente em 47 municípios do Rio Grande do Sul, atendendo mais de 180 mil pessoas.

O Desafio

Em maio de 2009, atendendo à legislação do Poder Concedente, a Certel dividiu-se em duas novas cooperativas: a Cooperativa de Distribuição de Energia Teutônia (Certel Energia) e a Cooperativa Regional de Desenvolvimento Teutônia (que inclui lojas, geração de energia, internet e empresas controladas). Com isso, a organização teve que se adaptar à regulação da Agência Nacional de Energia Elétrica (ANEEL), gerando necessidades como:

Identificar e manter atualizadas as regras de negócio consumidas pelos processos para atender integralmente aos requisitos estabelecidos pela ANEEL.
Suportar diferentes configurações de processos repetitivos e com base em projetos de ciclo de vida curto.
Introduzir mecanismos de rastreabilidade das operações envolvendo clientes mediante a incorporação da disciplina gerencial orientada a processos (BPM).
Identificar o escopo dos processos ponta a ponta para priorizar projetos de melhoria de processos de negócio.

A Solução

Utilizando a metodologia de mapeamento da cadeia de valor e construção da arquitetura de processo da PROJELER foram implementadas as seguintes soluções:

Revelar cadeia de valor com a ótica do cliente, do sistema cooperativo e dos órgãos regulatórios.
Alinhar as políticas e regras da organização.
Representar os processos ponta a ponta da organização a partir da arquitetura de processos revelada.
Dividir os conteúdo da estrutura de classificação dos processos entre os tipos de processos de gerenciamento, principais e de suporte.
Simplificar a compreensão dos processos em diferentes níveis.
Definir claramente o escopo dos processos e relacionamento com os seus componentes: diagramas, instruções de trabalho, regras de negócio, eventos, cliente e resultados do processo, papéis (pessoas) que participam da execução do processo e prestam conta sobre o seu desempenho (matriz RACI-VS), locais e pontos de medição de métricas, indicadores de processo e os sistemas de informação utilizados para apoiar a execução do processo.

Os Resultados

A Certel Energia revelou a cadeia de valor e toda a arquitetura de processos com o auxílio do App PROJELER EPM – repositório de conteúdo relacional na nuvem-, que simplificou a representação dos ativos de processos corporativos, mantendo-os constantemente atualizados pela equipe interna. Toda a taxonomia agora está alinhada com as normas regulatórias, permitindo maior transparência e conformidade. Os processos ponta a ponta revelados permitirão ainda facilitar a definição do escopo de novas iniciativas de melhoria de processos.

Slides da apresentação no BPM Day em 2013

 


 

Unimed Vales do Taquari e Rio Pardo

Otimizar e automatizar o processo ponta a ponta para comercializar planos de saúde assistenciais na Unimed VTRP

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A Empresa

A primeira cooperativa Unimed foi fundada em Santos-SP e em apenas 4 anos depois foi fundada a Unimed Vales do Taquari e Rio Pardo, denominada na época Altomed.

Atualmente, a cooperativa de saúde Unimed é a maior do mundo em seu ramo, com participação em 83% do território nacional. Da mesma maneira, a Unimed VTRP atende 59 cidades do RS nos vales do Taquari, Rio Pardo e na região do Jacuí. Possui sede no município de Lajeado, e conta com escritórios regionais em 12 diferentes municípios.

O Desafio

Realizar projeto de melhoria de processo com o mapeamento na notação BPMN e o uso de plataforma BPMS para automação do processo principal relacionado a comercialização de planos de saúde assistenciais. Além disso, deveria realizar:

Emissão de formulários preenchidos automaticamente
Geração automatizada de propostas e orçamentos
Implementação de tabela de produtos e possibilidades de configuração do plano para gerar a contrato com base em regras de negócio automatizadas
Integração via web services com os sistemas de CRM e ERP de Gestão de Planos de Saúde
Uso de serviços SOA com o SPC e Receita Federal, para buscar situação do cliente e dependentes a partir do CPF

A Solução

Utilizando a metodologia da PROJELER para mapeamento, análise e automação de processo foram implementadas as seguintes soluções:

Digitar informações uma única vez integrando os processos subsequentes com confiabilidade, sem a necessidade de conferências e retrabalhos
Eliminar trabalho em lote e execução do processo com a perspectiva do cliente (ponta a ponta do evento ao resultado)
Revelar e definir regras claras para execução do processo e consumir serviços sem paradas para decisão
Obter o maior número de informações dos clientes no início do processo
Entregar documentos para o cliente no prazo combinado
Rastrear todas as atividades e decisões do processo, associadas a pontos de coleta automática de métricas para compor indicadores e acompanhar metas

Os Resultados

A Unimed VTRP, com o auxílio da PROJELER, enxugou e simplificou seu processo principal relacionado a comercialização de planos de saúde assistenciais. A automação do processo com BPMS e regras de negócio com BRMS, substituiu documentos impressos em branco por documentos gerados com informações integradas aos sistemas. Eliminou a redigitação de informações em diversos aplicativos e garantiu a integridade dos dados cadastrais.

Alcançados todos estes benefícios, foi possível também, gerenciar as filas de trabalho, reduzir em mais de 60% o tempo de atravessamento do processo desde o evento até a entrega dos resultados com o aumento da satisfação dos clientes.

Slides da apresentação no BPM Day em 2012

 

 


 

Comil Ônibus SA

Otimizar o tempo de atravessamento dos pedidos na Comil Ônibus SA

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A Empresa

Presente nas ruas e estradas de mais de 30 países, a COMIL Ônibus S.A. é uma das principais montadoras de ônibus do Brasil. Possui uma completa linha de veículos que inclui ônibus rodoviários, urbanos, micros e especiais, produzidos através de criteriosos estudos de mercado.

O Desafio

Sempre focada em utilizar novos processos e tecnologias, a Comil Ônibus SA precisava otimizar sua produção e reduzir o tempo médio de orçamentação, tendo em vista o aumento na demanda e o elevado índice de horas extras.

Além de reduzir retrabalhos e custos operacionais, a empresa tinha necessidade de desvincular a gestão de processos da área de TI.

A Solução

A Comil adotou uma plataforma de gerenciamento de processos corporativos que possibilitou o mapeamento de toda sua cadeia produtiva. Esse conhecimento foi essencial para que a empresa identificasse quais fases poderiam se tornar mais eficientes. Com o conhecimento da cadeia de valor e a arquitetura de processos, a Comil foi capaz de ter essa visão sistêmica e, então, priorizar com mais assertivamente as devidas melhorias.

Os Resultados

A Comil iniciou o projeto de gestão de processos de negócios (BPM) nos primeiros meses de 2010. O sistema auxiliou a distribuição de novas versões dos processos com agilidade e sem paradas. As métricas das instâncias de processos foram coletadas e disponibilizadas em telas de LCD por toda a fábrica para o acompanhamento da execução das tarefas em tempo real.

Com apoio da plataforma de automação de processos Intalio BPMS CE, consultoria da PROJELER e demais consultorias de manufatura enxuta e lean administrativo, a empresa aumentou de 12 para 19 o número de unidades produzidas por dia com o mesmo número de 3.000 funcionários e reduziu o tempo médio de orçamento de cada ônibus de 152 para 34 horas. Resultados que levaram a Comil a um faturamento de R$ 550 milhões em 2011.

Hoje, o processo automatizado abrange até mesmo o chão de fábrica, incluindo cinco linhas de produção. Nestes locais foram disponibilizados mais de 50 iPads que, usados por aproximadamente 600 colaboradores, que fazem uso diário das telas. O sucesso da iniciativa e a cultura de inovação da Comil já levaram ao desenho de futuras fases do projeto, incluindo a implantação de escritório de projetos e de processos.

Novas fases serão acrescidas ao projeto, incluindo a implantação de escritório de processos e projetos.

Um fator muito positivo na Comil é a cultura da empresa que absorve mudanças. No caso deste projeto o BPMS auxiliou em muito para a distribuição de novas versões dos processos com agilidade e sem paradas. As métricas das instâncias de processos foram coletadas com conexão SQL e disponibilizadas em telas de LCD por toda a fábrica para o acompanhamento da execução das tarefas em tempo real.

Slides da apresentação no BPM Day em 2012